Электронные транспортные накладные (ЭТрН): обязательно с 1 сентября 2026 года

У бизнеса остается чуть больше года, чтобы подготовиться к этому нововведению. С 1 сентября 2026 года все участники перевозок – от грузоотправителей и перевозчиков до грузополучателей и экспедиторов – обязаны будут использовать электронную транспортную накладную (ЭТрН) вместо бумажной. Исключения составят лишь узкие категории грузов, которым правительство разрешит сохранить бумажные накладные, но их доля незначительна в общем объеме перевозок. Эта мера – часть масштабной реформы отрасли, призванной навести порядок на транспорте и решить проблемы многочисленных нарушений и недостаточного контроля в сфере грузоперевозок.

Электронная транспортная накладная – это цифровой аналог привычной бумажной накладной, который обеспечивает прозрачность и порядок в сфере грузоперевозок.

Внедрение обязательных ЭТрН преследует несколько целей:

Во-первых, государство рассчитывает сократить число нарушений при перевозках за счет более прозрачного и отслеживаемого документооборота;

Во-вторых, цифровизация должна повысить контроль за перевозками и обелить работу экспедиторов, чья деятельность ранее часто оставалась “в тени” (в бумажных накладных экспедитор напрямую не указывается);

Кроме того, электронные накладные позволяют снизить издержки бизнеса на оформление документов и хранение архивов – не нужно тратить деньги на пачки бумаги, печать и длительное хранение пачек документов.

Наконец, электронный документооборот ускоряет процессы: оформление одной накладной после автоматизации сокращается на 15–45 минут по сравнению с бумажным процессом. Таким образом, переход на ЭТрН – это не только обязанность по закону, но и возможность для компаний улучшить свои бизнес-процессы и сэкономить ресурсы.

Государство, со своей стороны, создало инфраструктуру для контроля цифровых перевозочных документов. С 1 сентября 2022 года работает государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) – единая платформа, куда будут передаваться все электронные накладные. Федеральные органы (Минтранс, налоговая служба и др.) через ГИС ЭПД получат доступ к данным о перевозках, что сделает отрасль прозрачнее для контроля. По планам правительства, уже в ближайшие годы до 90% всех транспортных документов перейдет в электронную форму. Это часть тренда на тотальную цифровизацию логистики: ожидается, что впоследствии система охватит и международные перевозки, интегрируясь с аналогичными системами других стран.

Обязательный переход на ЭТрН затронет все виды коммерческих грузоперевозок автотранспортом – вне зависимости от отрасли или категории груза. Реформа всеобъемлющая: не делится отдельно на алкоголь, зерно или другие специфические грузы – цифровой формат вводится повсеместно. Под требования подпадают все участники логистической цепочки: грузоотправители (поставщики, производственные предприятия, оптовые дистрибьюторы и т.д.), перевозчики (транспортные компании, логистические операторы) и грузополучатели (склады, торговые сети, конечные покупатели). Отдельно законодатель выделяет экспедиторов – посредников, организующих перевозку от имени клиента. Их деятельность теперь тоже становится прозрачной: экспедитор обязательно должен быть указан в электронной накладной как участник перевозки, если он привлекается для организации доставки. Раньше в бумажных документах экспедиторы могли не фигурировать вовсе, что создавало правовой пробел. Теперь же данные об экспедиторе станут обязательной частью ЭТрН, что легализует и выведет “из тени” их работу.

Важно понимать, что цифровизация коснется не только автомобильных накладных. Аналогичные изменения планируются для железнодорожных и авиаперевозок: ж/д накладные и авиагрузовые накладные также перейдут в электронный формат и будут регистрироваться в ГИС ЭПД. Форматы таких документов утвердит ФНС, а порядок обмена ими установит правительство РФ, чтобы унифицировать электронный документооборот во всех видах транспорта. Таким образом, отрасль логистики в целом переходит на единые цифровые стандарты документооборота.

Отдельного упоминания заслуживают путевые листы (документы по учету рейсов и работы транспорта). По состоянию на август 2025 года в их части изменений пока нет: путевой лист по-прежнему можно оформлять как в бумажном, так и электронном виде, требования о полной цифровизации путевых листов еще не введены. Реформа ЭТрН в первую очередь касается именно транспортных накладных и связанных с ними экспедиторских документов.

Стоит отметить, что предусмотрена административная ответственность за несоблюдение новых правил. Одновременно с поправками в закон 87-ФЗ разрабатываются изменения в Кодекс об административных правонарушениях (законопроект №755710-8). Предлагается ввести штрафы до 300 тыс. руб. для юрлиц за работу экспедитором без регистрации в реестре, а при повторном нарушении – до 1 млн руб. Также обсуждаются оборотные штрафы (процент от годовой выручки компании) за нарушения обязанностей по хранению и передаче электронных документов. По состоянию на август 2025 года эти штрафные поправки еще не окончательно приняты (закон о штрафах прошел лишь первое чтение). Однако очевидно, что после завершения переходного периода контроль усилится, и игнорировать новые требования будет рискованно и дорого.

Компании не должны откладывать подготовку к переходу на электронные накладные. 2025- начало 2026 года – время для перестройки внутренних процессов и внедрения нужных ИТ-решений. Эксперты настоятельно рекомендуют начать пилотные проекты за 6–9 месяцев до сентября 2026 года, чтобы отладить взаимодействие со всеми участниками и предотвратить сбои в работе.

Для многих российских компаний, использующих продукты 1С, задача перехода на электронные накладные решается проще благодаря готовым решениям в экосистеме 1С. Сервис «1С-ЭПД» – это специальный модуль (ИТ-решение фирмы 1С), позволяющий оформить, подписать и обменяться ЭТрН прямо в вашей учетной системе. По сути, 1С-ЭПД интегрируется с ГИС ЭПД через сертифицированных операторов ЭДО, избавляя пользователя от технических сложностей подключения к государственной системе.

Решения на базе 1С для работы с электронными перевозочными документами доступны под разные масштабы бизнеса. Например, типовое подключение подойдет для небольшой фирмы с коробочной конфигурацией 1С – сервис 1С-ЭПД можно внедрить быстро, без доработок. Если у компании сложные или сильно кастомизированные системы (или устаревшие версии 1С), потребуется проектная адаптация – специалисты настроят интеграцию ЭТрН под ваши процессы. А для крупных предприятий с собственным ПО предусмотрен вариант прямого подключения через API, позволяющий встроить обмен ЭПД в корпоративные системы вне 1С. Таким образом, экосистема 1С предлагает решения для любого сценария – от малого бизнеса до корпораций.

Обязательный переход на электронные транспортные накладные с сентября 2026 года – не только требование закона, но и шанс для компаний модернизировать свою логистику. Автоматизация оформления накладных способна сократить общие издержки на перевозки на 20–30% за счет ускорения операций и уменьшения штрафов и простоев. Напротив, неподготовленность грозит срывами поставок (если документы не успеют оформить вовремя) и штрафами для нарушителей новых правил. Закон уже принят, времени на раскачку осталось немного – самое время начать переход в цифру.