1С:Комплексная автоматизация – комплексное решение для управления бизнесом

Решение охватывает ключевые бизнес-процессы: бухгалтерский и налоговый учет, торговые операции, складское хозяйство, расчет заработной платы и управление персоналом – в рамках одной базы данных.

Целевая аудитория. 1С:Комплексная автоматизация ориентирована прежде всего на предприятия малого и среднего бизнеса – торговые компании, производственные фирмы, предприятия сферы услуг. Этот продукт оптимален для организаций, которые ранее использовали несколько отдельных программ 1С (например, отдельные конфигурации для торговли, бухгалтерии, зарплаты) либо столкнулись с тем, что их существующие системы перестали справляться с возросшими потребностями учета и управления. Решение 1С:КА позволяет заменить разрозненные инструменты современной единой системой и тем самым заметно упростить ИТ-ландшафт компании.

Подсистема CRM в составе 1С:КА обеспечивает управление взаимоотношениями с клиентами и поддержку маркетинга. Она позволяет вести базу контрагентов и контактов, фиксировать историю взаимодействий с клиентами, анализировать потенциальных и текущих клиентов, а также планировать и контролировать маркетинговые мероприятия. Реализовано управление ценами и скидками: можно формировать прайс-листы, назначать индивидуальные условия продаж и автоматизировать применение скидок для разных категорий клиентов.

Интересной особенностью является разделение понятий «Партнер» и «Контрагент» в справочнике клиентов – таким образом, система различает управленческую сущность (группу компаний или холдинг клиента) и конкретные юридические лица внутри этой группы. Это упрощает работу с комплексными клиентами: например, договоры могут заключаться с разными организациями одного партнера, а статистика продаж анализируется по партнеру в целом. Возможности CRM нацелены в первую очередь на сегмент B2B и предоставляют базовый функционал для работы с клиентами: регистрация обращений и контактов (с указанием источников рекламы), ведение воронки продаж по сделкам, контроль этапов и результатов сделок. Хотя по глубине функционал CRM-модуля уступает специализированным CRM-системам, в комплексе с другими подсистемами 1С:КА он закрывает потребности большинства торговых и сервисных компаний (управление клиентской базой, поддержание лояльности, анализ эффективности маркетинга). При этом к 1С:КА легко подвязываются любые популярные сервисы CRM если вы пользуетесь их услугами (например Bitrix 24, Sber CRM, AmoCRM).

Управление продажами в 1С:Комплексной автоматизации охватывает полный цикл реализации товаров и услуг. Система поддерживает работу как с оптовыми продажами, так и с розницей, включая варианты торговли через комиссионеров или агентов. Инструменты 1С:КА позволяют оформлять весь пакет документов по продажам: коммерческие предложения, заказы клиентов, реализации товаров и актов услуг, счета-фактуры и др. Предусмотрен функционал для соблюдения обязательных требований: например, реализована интеграция с системой ЕГАИС для учета оборота алкоголя и с ветеринарной системой ВЕТИС (Меркурий) для товаров, подлежащих ветеринарному контролю. Система интегрируется с кассовым оборудованием и онлайн-кассами (для передачи данных о продажах в ОФД), а также может обмениваться информацией с внешними торговыми площадками и сервисами. В процессе продаж ведется как бухгалтерский учет расчетов (проводки по счетам бухучета), так и управленческий учет дебиторской задолженности: система контролирует графики оплат, отслеживает предоставленные клиентам отсрочки и может автоматически блокировать отгрузки клиентам, превысившим кредитный лимит. Реализованы отчеты по продажам, анализ динамики выручки и прибыли по клиентам, товарам, регионам и другим аналитикам.

Управление закупками позволяет планировать и учитывать приобретение товаров и услуг у поставщиков. В 1С:КА можно оформлять заказы поставщикам, оприходовать товары на склад, регистрировать счета от поставщиков, а также учитывать возвраты товаров поставщикам и прочие корректировки по закупкам. Подсистема поддерживает работу как с юридическими лицами-поставщиками, так и с частными лицами (например, учет закупок у физических лиц с оформлением необходимых документов). Важное удобство для отдела снабжения – наличие отдельного справочника «Номенклатура поставщиков»: он позволяет вести список товаров в разрезе каждого поставщика (с их индивидуальными артикулами, названиями, ценами) без дублирования позиций в основном каталоге номенклатуры предприятия. Это облегчает сопоставление и анализ цен от разных поставщиков на один и тот же товар. В целом функциональность блока закупок соответствует типовым возможностям, присутствующим в других решения́х 1С для торгового учета, обеспечивая полное покрытие операций снабжения – от заявки на закупку до поступления на склад и оплаты поставщику.

Модуль «Склад и запасы» отвечает за учет товарно-материальных ценностей на складах и управление складскими процессами. Система поддерживает работу с неограниченным количеством складов и секций хранения. В 1С:КА можно вести подробный учет товаров внутри склада: например, разбивать склад на зоны хранения, стеллажи, ячейки и учитывать остатки по местам хранения внутри каждого склада. Для складов доступен ордерный режим работы (когда движение товаров оформляется парой документов – заказ и ордер), что повышает точность учета при больших объемах операций. Хотя встроенные складские функции не претендуют на уровень специализированных WMS-систем, они вполне покрывают потребности склада среднего размера и обеспечивают разумный баланс между функциональностью и сложностью процесса.

Подсистема логистики доставки позволяет автоматизировать работу транспортного отдела. В 1С:КА можно планировать и контролировать доставку товаров клиентам: формировать маршрутные листы, объединяя несколько отгрузок в один рейс, назначать ответственных водителей и транспортные средства, отслеживать выполнение заданий по доставке. Такие возможности будут полезны компаниям, занимающимся собственной доставкой товаров или имеющим разветвленную сеть логистики между филиалами.

Еще один важный блок – управление обеспечением потребностей. С его помощью компания может автоматизировать пополнение запасов: настраиваются схемы обеспечения для различных товаров (например, минимальные и максимальные уровни остатка, периодичность заказов), и система будет подсказывать, какие позиции и в каком количестве закупить или произвести, чтобы поддерживать складские запасы на оптимальном уровне. Механизмы автозаказа и планирования потребностей позволяют избежать дефицита товаров и одновременно снизить избыточные запасы на складе. В итоге модуль управления запасами и доставки помогает выстроить эффективную цепочку поставок, сократить издержки хранения и повысить уровень сервиса для клиентов.

Для предприятий, занимающихся выпуском продукции, 1С:Комплексная автоматизация предлагает базовые инструменты оперативного управления производством. В системе можно оформлять документы на отпуск сырья и материалов в производство, регистрировать выпуск готовой продукции и выполнять распределение затрат (расчет себестоимости) произведенной продукции. Поддерживаются операции давальческой переработки: 1С:КА позволяет учитывать передачу сырья стороннему переработчику и прием от него готовой продукции, а также контролировать возврат неиспользованных материалов и получение отходов производства. Таким образом, даже если часть технологических операций передается на сторону, учет всех этапов производится в единой системе.

Важно отметить, что функции планирования производства (такие как долгосрочное планирование загрузки оборудования, детальное календарно-производственное планирование, управление производственными заказами) в 1С:КА отсутствуют. Продукт рассчитан на относительно простые производства, где достаточно оперативного учета выпуска без сложного многоэтапного планирования. Если же компании требуется автоматизация именно процессов производственного планирования и диспетчеризации производства, то для этих целей предназначен продукт более высокого класса – 1С:ERP, который поддерживает межцеховое планирование, пооперационное расписание и другие сложные механизмы, или же есть возможность доработки 1C:КА под необходимые процессы в вашем бизнесе, например внедрение подсистемы DD Flow. Тем не менее для многих производственных предприятий возможностей 1С:Комплексной автоматизации вполне хватает: она позволяет видеть актуальное состояние производства (остатки материалов, незавершенное производство, выпуск за период) и получать себестоимость продукции для анализа прибыльности.

1С:Комплексная автоматизация включает развитый блок для управления финансами предприятия (казначейство). Он обеспечивает планирование, учет и контроль движения денежных средств организации. Система позволяет составлять бюджеты доходов и расходов (БДДС) и контролировать их исполнение. Для ограничения расходов реализованы два взаимосвязанных механизма: во-первых, можно включить бюджетирование, и тогда все платежи будут автоматически проверяться на наличие лимитов по утвержденному бюджету; во-вторых, при незадействованном бюджетировании можно настроить отдельные документы-лимиты (лимитно-заборные карты) для контроля расходов по каждому подразделению или проекту. В 1С:КА доступны заявки на расходование денежных средств – с их помощью согласуются и планируются предстоящие платежи. Одобренные заявки формируют платежный календарь, который дает финансистам наглядное представление о графике входящих/исходящих денег.

Поддерживается интеграция с банковскими системами для автоматизации обмена платежными документами. 1С:КА может работать как через прямое подключение по протоколам «клиент-банк», так и посредством обмена файлами выписок и платежек (форматы TXT, XML и др.), в том числе через сервисы типа 1С:ДиректБанк. Проведение оплат из программы связано с бухгалтерским учетом: при проведении банковской выписки или платежного поручения автоматически отражаются проводки по счетам. Механизм согласования платежей в конфигурации реализован в упрощенном виде (путем смены статусов заявок на оплату), что покрывает типовые нужды по контролю платежей. Для организаций, которым требуется более сложный процесс согласования заявок и других документов, рекомендуется использовать совместно систему 1С:Документооборот, которая легко интегрируется с 1С:КА и расширяет возможности в этой части. В целом блок казначейства в Комплексной автоматизации предоставляет те же возможности, что и в отдельных продуктах 1С для управления торговлей или в ERP-системе, поэтому финансовые директора получают полный инструментарий для управления ликвидностью и платежами.

Конфигурация 1С:Комплексная автоматизация включает встроенные средства для ведения бухгалтерского и налогового учета по российским стандартам. Все хозяйственные операции, вводимые в системе (продажи, закупки, склад, производство, зарплата и т.д.), при проведении документов автоматически формируют бухгалтерские проводки в журнале учета. Таким образом, регламентированный учет тесно интегрирован с оперативным – это снижает трудозатраты бухгалтерии на дублирующий ввод данных и гарантирует соответствие между управленческими данными и официальными отчетами. Система позволяет вести учет сразу по нескольким организациям (юридическим лицам) в единой информационной базе, что удобно для бизнеса с филиалами или дочерними предприятиями. При этом для каждой организации можно раздельно формировать необходимую отчетность – бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках, налоговые декларации и прочие формы, предусмотренные законодательством РФ.

Налоговый учет (в частности, расчет налога на прибыль) ведется параллельно с бухгалтерским, по тем же хозяйственным операциям, с возможностью автоматического расчета постоянных и временных разниц. В программе реализованы все основные процессы, необходимые бухгалтерии предприятия: учет банковских и кассовых операций, расчет и выплата заработной платы и связанных налогов, учет основных средств и нематериальных активов, учет товаров и производства, расчеты с поставщиками и покупателями, закрытие периода и формирование финансовой отчетности. Предусмотрены многочисленные стандартные отчеты для анализа финансовых результатов, состояния расчетов, задолженности, оборотов по счетам и т.д. Также поддерживается выгрузка регламентированной отчетности в электронном виде и отправка через интернет-сервисы прямо из программы. Как упоминалось ранее, единственное, чего нет «из коробки» – это ведение учета по международным стандартам (IFRS/МСФО). Однако при необходимости данные из 1С:КА могут быть преобразованы для целей МСФО с помощью дополнительного решения или путем выгрузки во внешние системы консолидации. В остальном же 1С:Комплексная автоматизация предоставляет полноценный учетный функционал, сопоставимый с тиражной программой 1С:Бухгалтерия 8, но в тесной связке с оперативным учетом предприятия.

В рамках 1С:Комплексной автоматизации реализована подсистема управления персоналом и расчета зарплаты, аналогичная по своим возможностям отдельному продукту 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). Она позволяет вести кадровый учет: хранить информацию о сотрудниках, их должностях, штатном расписании, оформлять прием на работу, переводы, увольнения, учет отпусков и больничных листов и т.д.. Все необходимые документы (приказы, трудовые договоры, личные карточки Т-2 и пр.) формируются программой автоматически на основе введенных данных. Расчет заработной платы осуществляется в соответствии с текущим законодательством: поддерживаются различные системы оплаты труда (оклады, сдельная оплата, бонусы), учет отработанного времени, начисления налогов и страховых взносов, вычеты, удержания и т.п. По итогам каждого месяца программа рассчитывает зарплату сотрудников, формирует платежные ведомости, рассчитывает налоги (НДФЛ, взносы) и готовит регламентированные отчеты для ПФР, ФСС, налоговой инспекции.

Система позволяет настраивать сложные схемы мотивации и премирования сотрудников, учитывать достижения KPI для расчета бонусов. Информация о начисленной заработной плате автоматически отражается в затратах предприятия и бухгалтерском учете, обеспечивая связь между кадровыми данными и финансовыми результатами. Руководители подразделений могут получать отчеты по фонду оплаты труда, анализировать структуру затрат на персонал, планировать кадровый резерв. Благодаря 1С:КА отдел кадров и бухгалтерия работают в едином интерфейсе, что исключает расхождения между данными кадрового учета и данными по зарплате и налогам.

Одним из важных преимуществ комплексного решения является наличие средств для анализа и мониторинга деятельности предприятия на разных уровнях. 1С:Комплексная автоматизация предоставляет руководству инструменты для план-фактного анализа – сравнения показателей планов и бюджетов с фактическими данными в режиме реального времени. В системе доступны настраиваемые панели мониторинга (дашборды), где ключевые показатели эффективности (KPI) визуализируются в виде графиков, диаграмм и индикаторов. Например, можно отследить динамику выручки, прибыли, затрат, оборачиваемости товарных запасов, дебиторской и кредиторской задолженности и других метрик за выбранный период. Ответственным специалистам и руководителям доступен оперативный мониторинг финансово-хозяйственной деятельности: отклонения фактических результатов от плановых или нормативных значений вычисляются автоматически, позволяя быстро выявлять проблемы и принимать управленческие решения.

Средства бизнес-аналитики в 1С:КА включают в себя широкий набор стандартных отчетов (финансовых, управленческих, аналитических), а также конструктор отчетов для формирования произвольных выборок данных. При необходимости система может быть интегрирована с внешними BI-платформами или использовать механизмы OLAP внутри 1С для многомерного анализа данных. Благодаря этому руководство компании получает прозрачную картину работы бизнеса и может контролировать эффективность операций на основе достоверных, своевременных данных, поступающих из всех подразделений в единой системе.

1С:Комплексная автоматизация занимает особое место среди продуктов 1С, заполняя нишу между простыми учетными программами и крупными ERP-системами. За счет сочетания широкой функциональности и относительно невысокой стоимости 1С:КА стала востребованным решением для комплексной автоматизации бизнеса в России. Она позволяет предприятиям среднего масштаба получить преимущества, близкие к уровню ERP-систем, без избыточной сложности и затрат. Множество реализованных возможностей делают данную систему оптимальной для торговых и сервисных компаний, которым требуется надежный, отлаженный и при этом быстро внедряемый инструмент для управления бизнес-процессами. На практике 1С:Комплексная автоматизация успешно применяется в тысячах компаний, помогая им выстроить эффективный учет, повысить прозрачность деятельности и ускорить принятие решений на основе актуальной информации.