В начале июня 2025 года был подписан закон, согласно которому с 2026 года электронные перевозочные документы (ЭПД), в том числе транспортные накладные, станут обязательными для большинства грузоперевозок.
У бизнеса остается чуть больше года, чтобы подготовиться к этому нововведению. С 1 сентября 2026 года все участники перевозок – от грузоотправителей и перевозчиков до грузополучателей и экспедиторов – обязаны будут использовать электронную транспортную накладную (ЭТрН) вместо бумажной. Исключения составят лишь узкие категории грузов, которым правительство разрешит сохранить бумажные накладные, но их доля незначительна в общем объеме перевозок. Эта мера – часть масштабной реформы отрасли, призванной навести порядок на транспорте и решить проблемы многочисленных нарушений и недостаточного контроля в сфере грузоперевозок.
Зачем переходить на цифровые накладные?
Электронная транспортная накладная – это цифровой аналог привычной бумажной накладной, который обеспечивает прозрачность и порядок в сфере грузоперевозок.
Внедрение обязательных ЭТрН преследует несколько целей:
Во-первых, государство рассчитывает сократить число нарушений при перевозках за счет более прозрачного и отслеживаемого документооборота;
Во-вторых, цифровизация должна повысить контроль за перевозками и обелить работу экспедиторов, чья деятельность ранее часто оставалась “в тени” (в бумажных накладных экспедитор напрямую не указывается);
Кроме того, электронные накладные позволяют снизить издержки бизнеса на оформление документов и хранение архивов – не нужно тратить деньги на пачки бумаги, печать и длительное хранение пачек документов.
Наконец, электронный документооборот ускоряет процессы: оформление одной накладной после автоматизации сокращается на 15–45 минут по сравнению с бумажным процессом. Таким образом, переход на ЭТрН – это не только обязанность по закону, но и возможность для компаний улучшить свои бизнес-процессы и сэкономить ресурсы.
Государство, со своей стороны, создало инфраструктуру для контроля цифровых перевозочных документов. С 1 сентября 2022 года работает государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) – единая платформа, куда будут передаваться все электронные накладные. Федеральные органы (Минтранс, налоговая служба и др.) через ГИС ЭПД получат доступ к данным о перевозках, что сделает отрасль прозрачнее для контроля. По планам правительства, уже в ближайшие годы до 90% всех транспортных документов перейдет в электронную форму. Это часть тренда на тотальную цифровизацию логистики: ожидается, что впоследствии система охватит и международные перевозки, интегрируясь с аналогичными системами других стран.
Кого коснутся новые требования?
Обязательный переход на ЭТрН затронет все виды коммерческих грузоперевозок автотранспортом – вне зависимости от отрасли или категории груза. Реформа всеобъемлющая: не делится отдельно на алкоголь, зерно или другие специфические грузы – цифровой формат вводится повсеместно. Под требования подпадают все участники логистической цепочки: грузоотправители (поставщики, производственные предприятия, оптовые дистрибьюторы и т.д.), перевозчики (транспортные компании, логистические операторы) и грузополучатели (склады, торговые сети, конечные покупатели). Отдельно законодатель выделяет экспедиторов – посредников, организующих перевозку от имени клиента. Их деятельность теперь тоже становится прозрачной: экспедитор обязательно должен быть указан в электронной накладной как участник перевозки, если он привлекается для организации доставки. Раньше в бумажных документах экспедиторы могли не фигурировать вовсе, что создавало правовой пробел. Теперь же данные об экспедиторе станут обязательной частью ЭТрН, что легализует и выведет “из тени” их работу.
Важно понимать, что цифровизация коснется не только автомобильных накладных. Аналогичные изменения планируются для железнодорожных и авиаперевозок: ж/д накладные и авиагрузовые накладные также перейдут в электронный формат и будут регистрироваться в ГИС ЭПД. Форматы таких документов утвердит ФНС, а порядок обмена ими установит правительство РФ, чтобы унифицировать электронный документооборот во всех видах транспорта. Таким образом, отрасль логистики в целом переходит на единые цифровые стандарты документооборота.
Отдельного упоминания заслуживают путевые листы (документы по учету рейсов и работы транспорта). По состоянию на август 2025 года в их части изменений пока нет: путевой лист по-прежнему можно оформлять как в бумажном, так и электронном виде, требования о полной цифровизации путевых листов еще не введены. Реформа ЭТрН в первую очередь касается именно транспортных накладных и связанных с ними экспедиторских документов.
Этапы внедрения:
переходный период 2025–2026
Законодатели предусмотрели поэтапный переход, чтобы у бизнеса было время адаптироваться. Ключевые даты следующие:
- 1 сентября 2025 года: вступают в силу первые требования для экспедиторов. С этой даты все экспедиторские документы оформляются только в электронном виде, в форматах, которые утвердит ФНС. Экспедитору придется указывать себя участником перевозки в накладной и работать с цифровыми документами – договором транспортно-экспедиционного обслуживания (ТЭО), экспедиторским поручением, экспедиторской распиской и др.. Эти электронные документы экспедитора необходимо будет направлять в ГИС ЭПД аналогично ЭТрН. Фактически, с осени 2025 года деятельность экспедиторов берется под особый контроль: их наличие должно отражаться в каждом электронном комплекте документов, если они участвуют в перевозке.
- 1 марта 2026 года: начинает функционировать реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности на национальной цифровой платформе «ГосЛог». Проще говоря, вводится обязательная регистрация всех экспедиторов. Юридические лица и ИП, которые оказывают экспедиционные услуги, должны подать официальное уведомление через портал госуслуг для внесения их в реестр экспедиторов до 1 мая 2026 года. Без внесения в этот реестр вести экспедиторскую деятельность будет незаконно. Таким образом, к середине 2026 года государство получит полный список легальных экспедиторских компаний.
- 1 сентября 2026 года: электронные транспортные накладные становятся обязательными для всех перевозок во всех регионах и отраслях. Бумажная форма ТН утратит юридическую силу (за редким исключением специальных грузов, как упомянуто выше). К этой дате все участники перевозочного процесса – отправители, перевозчики, получатели, экспедиторы – должны быть готовы оформить и подписать ЭТрН вместо привычной бумаги. Заверять электронные документы придется усиленной электронной подписью: организации используют квалифицированную ЭП, а водители или ответственные лица могут применять усиленную неквалифицированную подпись (например, через сервис Госключ). Без ЭТрН груз не будет считаться перевезенным на законных основаниях, и компанию могут привлечь к ответственности.
Стоит отметить, что предусмотрена административная ответственность за несоблюдение новых правил. Одновременно с поправками в закон 87-ФЗ разрабатываются изменения в Кодекс об административных правонарушениях (законопроект №755710-8). Предлагается ввести штрафы до 300 тыс. руб. для юрлиц за работу экспедитором без регистрации в реестре, а при повторном нарушении – до 1 млн руб. Также обсуждаются оборотные штрафы (процент от годовой выручки компании) за нарушения обязанностей по хранению и передаче электронных документов. По состоянию на август 2025 года эти штрафные поправки еще не окончательно приняты (закон о штрафах прошел лишь первое чтение). Однако очевидно, что после завершения переходного периода контроль усилится, и игнорировать новые требования будет рискованно и дорого.
Как подготовиться бизнесу
к обязательным ЭТрН?
Компании не должны откладывать подготовку к переходу на электронные накладные. 2025- начало 2026 года – время для перестройки внутренних процессов и внедрения нужных ИТ-решений. Эксперты настоятельно рекомендуют начать пилотные проекты за 6–9 месяцев до сентября 2026 года, чтобы отладить взаимодействие со всеми участниками и предотвратить сбои в работе.
Ниже основные шаги, которые бизнесу стоит предпринять заранее:
- Аудит текущего документооборота. Проанализируйте, как сейчас оформляются транспортные накладные и сопутствующие документы в вашей логистике. Выявите, какие этапы процесса уязвимы или затратны по времени. Проверьте, готовы ли ваши ключевые контрагенты (перевозчики, клиенты) к переходу на ЭДО. Такой аудит покажет фронт работ по цифровизации и узкие места, требующие внимания.
- Выбор ИТ-решения для ЭТрН. Необходимо подобрать надежный сервис для обмена электронными перевозочными документами, который интегрируется с вашей учетной системой. Отраслевой стандарт – сервис 1С-ЭПД, встроенный в популярные бизнес-системы 1С. Он обеспечивает передачу ЭТрН в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов и доступен прямо из интерфейса 1С, которым многие компании пользуются ежедневно. При выборе решения ориентируйтесь на функциональность (поддержка нужных форматов документов, интеграция с вашими ERP/TMS системами), стоимость обмена документами, уровень технической поддержки и наличие обучения для персонала. Если вы уже работаете в среде 1С, имеет смысл рассмотреть подключение сервиса 1С-ЭПД на выгодном тарифе – это упростит внедрение, так как все операции с накладными будут выполняться в привычной программе 1С.
- Пилотное внедрение и обучение. Запустите пилотный проект обмена ЭТрН с несколькими ключевыми партнерами еще до конца 2025 года, не дожидаясь крайнего срока. Научите сотрудников работе в новой системе, пропишите регламенты: кто и когда создает электронную накладную, как она подписывается водителем на погрузке, что делать при коррективах маршрута или частичной приемке груза и т.д. В процессе пилота вы сможете выявить и устранить технические и организационные проблемы: от саботажа новшеств персоналом до ошибок интеграции со сторонними системами и отсутствия интернета на маршруте. Чем раньше вы отработаете эти моменты, тем увереннее будете чувствовать себя в 2026 году.
Решения 1С для перехода на ЭТрН
Для многих российских компаний, использующих продукты 1С, задача перехода на электронные накладные решается проще благодаря готовым решениям в экосистеме 1С. Сервис «1С-ЭПД» – это специальный модуль (ИТ-решение фирмы 1С), позволяющий оформить, подписать и обменяться ЭТрН прямо в вашей учетной системе. По сути, 1С-ЭПД интегрируется с ГИС ЭПД через сертифицированных операторов ЭДО, избавляя пользователя от технических сложностей подключения к государственной системе.
Переход на электронные накладные с помощью 1С-ЭПД дает бизнесу ряд преимуществ:
- Экономия средств. До 70% снижаются расходы на бумагу, печать и хранение документов благодаря полной цифровизации процесса. Кроме того, сокращаются трудозатраты сотрудников на обработку каждой накладной.
- Ускорение операций. Время оформления одного комплекта перевозочных документов уменьшается на десятки минут, что в масштабах большого грузопотока существенно повышает оборачиваемость транспорта. Отгрузки будут отправляться и приниматься быстрее за счет автоматического заполнения форм и мгновенной передачи подписанных файлов контрагентам.
- Меньше ошибок. Шаблоны и автопроверка данных в 1С снижают влияние человеческого фактора. Система не позволит отправить документ, если не заполнены обязательные поля или, к примеру, ЭП невалидная – значит, риск отказа госорганов принять документ минимален.
- Прозрачность и контроль. Руководители получают более полный контроль над перевозками в режиме реального времени. Цифровая платформа фиксирует все события: когда груз принят к перевозке, когда доставлен, кем подписан. Интеграция с ГИС ЭПД означает, что данные о рейсах доступны надзорным органам, что автоматически дисциплинирует участников рынка и противодействует незаконным схемам (например, фиктивным отметкам о медосмотре водителя или нарушению режимов труда и отдыха).
- Удобный доступ и хранение. Все файлы ЭТрН хранятся в электронном архиве – как у оператора ЭДО/GИС ЭПД, так и в вашей системе 1С. Доступ к ним можно получить в любой момент, поиск документов происходит за секунды. Больше не нужно содержать громоздкие архивы из папок с накладными.
Решения на базе 1С для работы с электронными перевозочными документами доступны под разные масштабы бизнеса. Например, типовое подключение подойдет для небольшой фирмы с коробочной конфигурацией 1С – сервис 1С-ЭПД можно внедрить быстро, без доработок. Если у компании сложные или сильно кастомизированные системы (или устаревшие версии 1С), потребуется проектная адаптация – специалисты настроят интеграцию ЭТрН под ваши процессы. А для крупных предприятий с собственным ПО предусмотрен вариант прямого подключения через API, позволяющий встроить обмен ЭПД в корпоративные системы вне 1С. Таким образом, экосистема 1С предлагает решения для любого сценария – от малого бизнеса до корпораций.
Не откладывайте цифровизацию
Обязательный переход на электронные транспортные накладные с сентября 2026 года – не только требование закона, но и шанс для компаний модернизировать свою логистику. Автоматизация оформления накладных способна сократить общие издержки на перевозки на 20–30% за счет ускорения операций и уменьшения штрафов и простоев. Напротив, неподготовленность грозит срывами поставок (если документы не успеют оформить вовремя) и штрафами для нарушителей новых правил. Закон уже принят, времени на раскачку осталось немного – самое время начать переход в цифру.