Что такое 1С:УНФ и для чего эта программа?
1С:Управление нашей фирмой (УНФ) – это современная комплексная система для управления и учета в малом бизнесе на платформе «1С:Предприятие 8». Программа автоматизирует повседневные операции компании: от продаж и закупок до финансов и даже производства. При этом 1С:УНФ не перегружена лишними функциями и легко адаптируется под специфику конкретной фирмы. Доступная цена и гибкие настройки сделали ее популярной у небольших и средних компаний, потому что она закрывает основные потребности бизнеса. Проще говоря, 1С:УНФ – это «ERP в миниатюре» для бизнеса: одна программа, которая ведет все ключевые процессы фирмы в единой базе.
Для чего нужна 1С:УНФ? В первую очередь для наведения порядка и прозрачности в делах небольшого предприятия. Она помогает вести оперативный учет (торговые сделки, складские операции, производство), осуществлять финансовый контроль (денежные средства, расчеты, прибыль/убытки) и автоматизировать управленческий учет. С ее помощью предприниматель или руководитель малого бизнеса получает полный обзор состояния компании в режиме реального времени и инструменты для планирования развития. Это универсальный помощник, который объединяет все отделы фирмы в одной системе и облегчает принятие решений на основе достоверных данных.
Какие функциональные возможности предлагает 1С:УНФ?
Продукт 1С:УНФ обладает широким функционалом, охватывающим практически все аспекты деятельности малого предприятия.
Вот основные возможности и модули этой программы:
- Производственный учет: Несмотря на ориентацию на малый бизнес, 1С:УНФ умеет вести производство. Программа поддерживает учет выпуска продукции как под конкретные заказы, так и серийно. В одном документе можно отразить и факт производства изделий, и списание материалов со склада. Система позволяет создавать спецификации (рецептуры, BOM) на выпускаемую продукцию, причём для одного изделия можно заводить несколько вариантов спецификаций с разным составом материалов и операциями. Реализовано планирование производства – составление производственного плана и календарного графика работ. Можно выпускать наряды на производство, отслеживать этапы выполнения заказа и рассчитывать фактическую себестоимость продукции (в том числе видеть предварительную калькуляцию еще на этапе заказа). Предусмотрены отчеты для анализа производства и контроля затрат. Важно отметить, что функционал производства в УНФ базовый: он подходит для позаказного или серийного производства, где несложные техпроцессы. Сверхсложные сценарии (например, подробное пооперационное расписание по цехам, учет брака, переработка отходов) – за пределами возможностей типовой УНФ. Однако для малого и среднего производства обычно достаточно и этих возможностей – система позволит планировать потребность в сырье, контролировать наличие материалов на складе и вовремя запускать изготовление.
- Управление продажами и CRM: В 1С:УНФ можно работать со всеми видами продаж – оптовыми, розничными, интернет-торговлей, а также с оказанием услуг. Система включает встроенную CRM для ведения клиентской базы и истории взаимодействий. Менеджеры фиксируют лиды и сделки, выставляют счета, оформляют отгрузки и акты выполненных работ. CRM-модуль помогает контролировать работу с клиентами: имеется карточка клиента с контактами, договорами и финансами, воронка продаж, а также инструменты телемаркетинга и календарь задач. Благодаря интеграции с коммуникациями, CRM позволяет обрабатывать заявки из разных каналов (сайт, телефон, мессенджеры) в одном окне. Руководитель продаж может видеть статистику по клиентам и сделкам, контролировать работу менеджеров и эффективность рекламы.
- Складской учет и закупки: 1С:УНФ обеспечивает полный цикл управления запасами. Программа ведет учет товаров на складах, фиксирует поступления, перемещения между складами и отгрузки клиентам. Доступны операции инвентаризации и отчеты по остаткам. Для закупщиков предусмотрено планирование потребностей и контроль запасов: система автоматически рассчитывает, что и когда докупить, исходя из минимальных остатков или заказов клиентов. Можно вести несколько складов, резервировать товары под заказы и даже указывать разные склады для разных позиций заказа. Модуль закупок помогает учитывать поступление товаров от поставщиков, сравнивать условия закупок и анализировать закупочные цены. Все это позволяет предотвратить дефицит или излишки товаров на складе и оптимизировать запасы.
- Финансы и расчетные операции: 1С:УНФ помогает навести порядок в деньгах компании. Модуль «Деньги» ведет учет всех денежных операций – кассы, банковские счета, платежи контрагентам. Реализован платежный календарь для планирования поступлений и расходов денег. Можно составлять бюджет движения денежных средств (БДДС) и другие бюджеты, а затем отслеживать план-факт анализ. Система автоматически контролирует взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, напоминая о дебиторской задолженности. Доступны ключевые финансовые отчеты: например, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денег, управленческий баланс предприятия. Таким образом, владелец бизнеса всегда видит финансовое состояние: сколько заработали, каковы расходы, где узкие места.
- Зарплата и персонал: В составе УНФ есть базовый функционал для HR-учета. Он позволяет оформлять прием и увольнение сотрудников, вести учет штатного расписания и данных сотрудников. Главное – реализован автоматический расчет заработной платы по заданным окладам, с учетом премий, удержаний и налогов. Руководитель может планировать и контролировать загрузку персонала: кто чем занят, какие задачи выполнены. Хотя УНФ не столь продвинута в HR, как специализированные решения, для небольших команд этого достаточно: зарплата считается, сотрудники учитываются, а эффективность их работы можно видеть через CRM-задачи и производственные наряды.
- Отчетность и налоги: Бизнес ценит 1С:УНФ за возможность закрыть частично и бухгалтерские задачи. В программе можно вести налоговый учет для индивидуальных предпринимателей на упрощенной системе (УСН) или патенте и автоматически готовить регламентированную отчетность для сдачи в ФНС, ФСС, ПФР. Предприниматель может прямо из УНФ отправить декларацию по УСН или отчет по сотрудникам через встроенный сервис 1С-Отчетности. Для организаций на общей системе налогообложения (ОСНО) УНФ тоже пригодится – она позволяет выгрузить данные в «1С:Бухгалтерию» и тем самым подготовить бухгалтерскую и налоговую отчетность для сдачи. Иначе говоря, УНФ может работать связкой с 1С:Бухгалтерией: управленческий учет ведется в УНФ, а бухгалтерский – там. Это удобно, потому что малый бизнес на ОСНО может пользоваться преимуществами УНФ в оперативной работе, не дублируя данные вручную для бухгалтерии. Кроме того, в УНФ реализована поддержка обязательной маркировки товаров (системы «Честный знак») и интеграция с ЕГАИС/Меркурий – актуально для тех, кто торгует алкоголем или продуктам.
Перечисленные модули – лишь верхушка айсберга. 1С:УНФ также содержит множество дополнительных инструментов: блок ценообразования (прайс-листы, скидки, анализ цен), интеграцию с банковскими сервисами для загрузки выписок, электронный документооборот (ЭДО) для обмена счетами и актами с контрагентами, поддержку онлайн-касс (54-ФЗ) и торгового оборудования в рознице, и даже мобильное приложение. В сумме мы получаем действительно все-в-одном для предприятия – продажы, склад, производство, финансы, персонал и клиенты управляются из одной программы.
Какие интересные особенности
есть у 1С:УНФ?
При всей своей широте функционала, 1С:УНФ таит и неожиданные «фишки», о которых не все знают. Рассмотрим некоторые особенности, которые выгодно отличают УНФ и приятно удивляют пользователей:
- Интеграция с интернет-магазинами и маркетплейсами. 1С:УНФ можно использовать как полноценный бек-офис для онлайн-торговли. Программа легко синхронизируется с популярными CMS сайтов – поддерживаются готовые модули обмена данными с 1С-Битрикс, InSales, UMI.CMS, HostCMS, Diafan, Shop-Script и другими платформами. Заказы с интернет-магазина автоматически попадают в УНФ, а остатки и цены из УНФ выгружаются на сайт – это минимизирует ручной труд и ошибки. Более того, прямо из 1С:УНФ можно создать свой интернет-магазин с помощью сервиса 1C-UMI. Это значит, что малый бизнес получает инструмент для выхода в онлайн без привлечения сторонних разработчиков: товары, цены, изображения – все публикуется из учетной системы на сайт. Такая тесная интеграция с e-commerce редко встречается в ERP-системах этого класса и сильно экономит время предпринимателю.
- Расширенные возможности учета номенклатуры. В УНФ очень гибко реализован справочник товаров (номенклатуры). Можно задавать для товаров несколько характеристик (например, цвет, размер) и учитывать остатки по каждой комбинации. Система поддерживает учет товаров по сериям – то есть можно фиксировать серийные номера, даты производства, сроки годности продукции. Есть механизм «наборов» – объединение нескольких товаров в набор для продажи комплектом. Приятная мелочь – можно указывать аналоги товаров, то есть связывать взаимозаменяемые позиции, чтобы быстрее подбирать замену при отсутствии на склад. Все эти инструменты обычно характерны для более «тяжелых» систем, но в УНФ они есть из коробки, что позволяет малому бизнесу вести учет ассортимента на уровне крупной компании.
- Планирование ресурсов и учет производства по операциям. Хотя УНФ не претендует на глубокую MES-систему, в ней есть полезные штуки для управления производством. Например, можно создать ресурсные спецификации с указанием технологических операций для изготовления изделия. Существуют механизмы многоэтапного производства: на каждую стадию можно задать свои материалы и операции, а также учитывать производственные циклы (сменные задания) и выполнять пооперационное планирование в упрощенном виде. Кроме того, УНФ позволяет контролировать загрузку оборудования и сотрудников: в заказе на производство есть возможность планировать, какой ресурс (человек или станок) когда будет задействован. Для производства это крайне полезно – можно избежать ситуации, когда все заказы назначены на одного сотрудника или на одну машину. Конечно, полноценного учета трудоемкости и качества в УНФ нет (например, нет отдельного функционала контроля качества выпуска продукции) – но базовые вещи, как видно, решаются через стандартные документы и не требуют доплаты за большие ERP-модули.
- Обширные интеграции и работа «в облаке». 1С:УНФ приятно удивляет количеством готовых интеграций с внешними сервисами. Без дополнительной разработки подключаются онлайн-банки (есть поддержка более 40 банков, прямое подключение по технологии DirectBank и даже оплата по QR-коду). Из коробки настроены обмены с маркетплейсами (например, Ozon и Яндекс.Маркет – заказы с маркетплейса можно обрабатывать в УНФ так же, как обычные. Система связана с службами доставки: прямо из заказа рассчитывается тариф, доступны модули для вызова курьеров Яндекс Go, «Деловые Линии» и др Встроена поддержка IP-телефонии – можно интегрировать более 70 провайдеров телефонной связи, и все звонки будут сразу отображаться в CRM с фиксацией разговор. Программа дружит с email-клиентами и мессенджерами: есть интеграция с почтовыми сервисами, с Telegram и ВКонтакте (например, можно настроить чат-бота для приема заявок). Наконец, 1С:УНФ готова к удаленной работе: ее можно использовать через облачный сервис 1cfresh (SaaS от 1С) или через веб-доступ, а также подключать мобильное приложение для работы на ходу. Все эти возможности делают систему по-настоящему современным инструментом, который не уступает по технологичности решениям для крупных компаний. Малый бизнес получает доступ к онлайн-продажам, сквозной аналитике и мобильному управлению – и все это в рамках одной программы.
- Простота и быстрота внедрения. Одной из особенностей 1С:УНФ является быстрый старт для пользователя. Интерфейс программы интуитивно понятен: разделы меню структурированы по функциям («CRM», «Продажи», «Склад», «Производство», «Деньги» и т.д.), что облегчает обучение персонала. Многие операции автоматизированы по умолчанию – например, резервы на складе создаются автоматически при оформлении заказа на производство. Также предусмотрены готовые мониторинги и отчеты для руководителя, позволяющие без настроек получить ключевые показатели. Благодаря этому бизнес может начать работу в УНФ буквально в считанные дни. По отзывам, первые результаты автоматизации (например, ускорение обработки заказов, появление точных данных о продажах и складе) заметны уже через неделю использования системы. Конечно, тонкую настройку под бизнес лучше доверить специалистам, но изначально типовая УНФ удобна и не требует долгого развертывания, что существенно экономит время и деньги компании.
Для какого бизнеса подходит 1С:УНФ?
Целевая аудитория 1С:УНФ – это прежде всего малый и средний бизнес в самых разных отраслях. Практика показала, что УНФ отлично приживается в компаниях со следующими характеристиками:
- Производства. Если предприятие занимается серийным или позаказным производством, 1С:УНФ поможет организовать учет производства без лишней сложности. Типичный пример – пищевое производство, цех по изготовлению мебели под заказ, пекарня, цех пошива одежды. Там, где не нужны сложные расчеты мощностей и многоуровневое планирование, УНФ справится: проследит путь заказа от заявки клиента до отгрузки готового изделия, посчитает себестоимость и проконтролирует склад сырья.
- Небольшой штат и простая структура. Если в компании работает десяток-другой человек, и управление осуществляет непосредственно собственник или один директор – 1С:УНФ идеально впишется. Программа не требует выделенной ИТ-службы или штатного программиста для сопровождения.
- Торговые компании (опт, розница, интернет-магазины). УНФ отлично подходит для магазинов, торговых точек и сетей. Она поддерживает работу с кассовым оборудованием, печать чеков и соблюдение закона 54-ФЗ для онлайн-ККТ. Можно вести учет по нескольким торговым точкам, управлять программами лояльности (скидки, бонусные карты) и анализировать продажи по каждой точке. Для оптовых фирм полезны инструменты коммерческих предложений, сегментации клиентов по ценовым категориям, контроля дебиторки. А если у бизнеса есть интернет-магазин, то, как мы отметили, УНФ может стать его сердцем – все заказы, хоть с сайта, хоть с маркетплейсов, будут собраны и обработаны в одной системе.
- Сервисные и проектные организации. Компании, оказывающие услуги или работы на заказ, тоже найдут в УНФ нужные функции. Например, в системе есть управление заказ-нарядами: можно открывать заказ на услугу, назначать ответственного сотрудника, учитывать материалы и время, затраченные на выполнение. Это удобно для сервисных центров, мастерских, небольших производств на заказ. УНФ позволяет планировать загрузку персонала по оказанию услуг и контролировать своевременное оказание этих услуг клиентам. Кроме того, CRM поможет вести базу клиентов для повторных обращений. Таким образом, сфера услуг – одна из целевых ниш для УНФ.
- Индивидуальные предприниматели. Для ИП УНФ – находка. Она помогает одному человеку держать под контролем сразу все: продажи, деньги, взаимодействие с клиентами, налоговые отчеты. Особенно ценна возможность считать налоги по УСН или патенту и сразу отправлять отчетность прямо из программы. Если же ИП вырастает и решает открыть ООО, данные из УНФ легко передать в бухгалтерию для работы на ОСНО. Многие предприниматели выбирают УНФ, чтобы не вести кучу разрозненных Excel-файлов, а управлять бизнесом «из одного окна».
Важно понимать, что масштаб бизнеса – ключевой фактор. Она идеально подходит, если компания уже переросла ручной учет (Excel, тетрадки) и ощущает хаос в данных, но еще не настолько большая, чтобы внедрять дорогую ERP-систему. Признаки того, что вашей компании пора внедрять УНФ: данные разбросаны по разным файлам, много ручной работы, информация между отделами не стыкуется, рост продаж затрудняет контроль, финансы не бьются. Если вы узнали свой бизнес в этом описании – 1С:УНФ будет правильным решением для наведения порядка.
Чем 1С:УНФ отличается от 1С:ERP?
Продукты фирмы «1С» линейки ERP ориентированы на разные масштабы. 1С:ERP – флагманская система для крупных предприятий, тогда как 1С:УНФ – «легковесная» конфигурация для бизнеса. Разница между ними проявляется в функциональных возможностях, глубине учета и, конечно, стоимости. Рассмотрим основные отличия 1С:УНФ и 1С:ERP – особенно в части производственного функционала, как наиболее сложного:
- Масштаб и комплексность. 1С:ERP – это полноценная система управления ресурсами предприятия с модулем планирования производства (MRP), управления цепочками поставок, бухгалтерским и налоговым учетом по РСБУ и МСФО, и множеством других блоков. 1С:УНФ гораздо проще: она покрывает только оперативный контур учета и управленческий учет. Например, ERP включает встроенную бухгалтерию и зарплату (с возможностью вести ОСНО и сложные налоги), а УНФ – нет, она может лишь обмениваться данными с внешними 1С:Бухгалтерией и ЗУП. То есть, если у вас сложная структура налогов, в УНФ потребуется связка с доп. программами, тогда как ERP изначально умеет больше сама по себе.
- Производственные возможности. Для небольших производств функциональности УНФ достаточно, но ERP идет гораздо дальше. 1С:ERP содержит продвинутые инструменты планирования и учета производства: планирование потребностей в материалах (MRP), долгосрочное и краткосрочное планирование загрузки мощностей, маршрутные карты технологических процессов, управление ремонтами оборудования, учет брака, переоснастки, выпуск побочной продукции и пр.. В 1С:УНФ таких вещей нет – только базовый позаказный и серийный учет производства. Например, пооперационное планирование и диспетчеризация в УНФ реализуется минимально (через этапы в спецификациях), тогда как в ERP есть отдельные рабочие места для диспетчеров, графики Ганта для производства и т.д. Если предприятие требует строгого контроля технологических маршрутов, норм выработки, учета рабочего времени по сменам – скорее всего понадобится ERP или Комплексная автоматизация. Зато УНФ проще настроить под несложное производство: типовыми средствами можно запустить учет за пару месяцев, тогда как ERP-внедрение займет больше времени и ресурсов.
- CRM и управление продажами. Интересно, что в некоторых аспектах 1С:УНФ даже выигрывает. Например, CRM-модуль присутствует и в ERP, и в УНФ, но в УНФ он проще в использовании и уже преднастроен для быстрых продаж. Аналогично, блок торговли: и там, и там можно вести опт, розницу, интернет-торговлю. Однако ERP предназначена для сложных структур, поэтому внедрение ее торговых подсистем сложнее, требуется больше конфигурации под бизнес-процессы. В УНФ же все торговые операции понятны «из коробки». Таким образом, выбор между УНФ и ERP зависит от размеров и потребностей компании.
- Стоимость и внедрение. Разница в цене между 1С:УНФ и 1С:ERP очень ощутима. Стоимость лицензий ERP на порядок выше, чем у УНФ. Кроме того, внедрение ERP – длительный и дорогой проект: требует тщательного обследования, кастомизации, обучения множества пользователей. Внедрение 1С:УНФ заметно быстрее и дешевле. Как правило, УНФ внедряют за считанные месяцы, тогда как ERP – может внедряться и год. Но тут важно учесть: если вы взяли УНФ и начали добавлять к ней много других программ (для бухгалтерии, для сложных производственных задач), то совокупные затраты могут приблизиться к более комплексному решению. Поэтому при выборе системы стоит оценить, не вырастут ли ваши запросы в ближайшем будущем. Если бизнес планирует бурный рост – возможно, имеет смысл сразу смотреть в сторону 1С:КА или даже ERP. В любом случае, 1С:УНФ остается самым бюджетным и простым вариантом запуска управленческого учета. Позже, когда компания перерастет ее функционал, всегда можно выполнить миграцию на «старшую» систему.
Как проходит внедрение 1С:УНФ?
Внедрение 1С:УНФ – это ответственный этап, от которого зависит успех всей автоматизации. Хорошая новость: благодаря относительной простоте УНФ, ее внедрение обычно происходит быстрее и легче, чем внедрение крупных ERP. Однако методичный подход все равно необходим. Процесс запуска 1С:УНФ можно разбить на несколько этапов:
- Анализ бизнеса и планирование. На этом шаге специалисты изучают текущие бизнес-процессы компании, выявляют «боли» и задачи, которые нужно решить автоматизацией. Важно понять, какие модули УНФ будут использоваться (торговля, производство, CRM и др.), какие данные нужно перенести из старых систем. Итогом этапа становится план внедрения: определены цели, список доработок (если нужны) и ответственные лица.
- Установка и настройка системы. Далее происходит непосредственно развертывание 1С:УНФ. Программа устанавливается на сервер или в облаке, создается база данных предприятия. Выполняется первоначальная настройка параметров: вводится информация об организации, настраиваются права пользователей, учетная политика, подключаются необходимые интеграции (например, обмен с сайтом, с банком). Благодаря типовым настройкам, базовая конфигурация УНФ, как правило, уже готова ко многим сценариям и требует минимальных изменений на этом этапе.
- Доработка и интеграции (при необходимости). Если бизнес имеет индивидуальные процессы, на этапе внедрения возможна доработка конфигурации – создание дополнительных отчетов, документов или обработок под уникальные задачи. Также на этом этапе настраиваются интеграции с другими системами: например, обмен данными с 1С:Бухгалтерией для регламентированного учета, подключение онлайн-касс и прочее. Все интеграции тестируются, чтобы при запуске не возникло сбоев.
- Обучение сотрудников. Даже самая лучшая система бесполезна, если персонал не умеет в ней работать. Поэтому важная часть внедрения – обучение пользователей. Показываются ключевые бизнес-сценарии в 1С:УНФ: как продавцу оформить заказ клиента, как кладовщику отразить поступление товара, как бухгалтеру сформировать отчет по доходам и т.д. Зачастую обучение УНФ проходит по ходу внедрения и настроек конфигурации, поэтому сотрудники быстро привыкают к новой системе.
- Запуск и сопровождение. После настройки и обучения наступает момент промышленного запуска – все сотрудники начинают работать в 1С:УНФ. В первые дни важно присутствие специалистов внедрения: они помогают пользователям, оперативно исправляют обнаруженные недочеты, отвечают на вопросы. Если что-то критичное – тут же корректируется. Когда система стабильно заработала, проект считается успешно внедренным. Далее может быть заключен договор сопровождения, чтобы 1С постоянно обновлялась, а пользователи получали поддержку.
Практика показывает, что результаты внедрения 1С:УНФ заметны очень быстро: бизнес получает прозрачный учет, экономию времени на операциях, уменьшение ошибок, ускорение оформления заказов. Руководитель видит реальные показатели и может лучше управлять компанией.
Заключение
1С:Управление нашей фирмой – мощный и гибкий инструмент для малого и среднего бизнеса, объединяющий в себе возможности сразу нескольких программ. В одной системе вы получаете и продажи с CRM, и склад с закупками, и производство, и финансы с отчетами. При этом УНФ остается понятной, относительно недорогой и быстрой в запуске. Мы подробно разобрали функциональные возможности 1С:УНФ, от «азов» вроде учета продаж до интересных фишек типа интеграции с интернет-магазинами и мобильного доступа. Как выяснилось, эта программа закрывает практически все вопросы бизнеса, не утяжеляя работу лишними сложностями.